Hasilkan Keuntungan, Pentingnya Anggaran Keuangan untuk Bisnis

Hasilkan Keuntungan, Pentingnya Anggaran Keuangan untuk Bisnis (Sumber foto: Freepik)

Kabaran Market, - Menghasilkan keuntungan dalam segi menambah penghasilan selalu berjuang untuk memaksimalkan. Baik perusahaan, maupun menekan biaya pengeluaran perusahaan.

Perusahaan memiliki anggaran pembelanjaan tersendiri setiap bulan, biasanya kuartal, atau tahunnya, yang disesuaikan dengan proyeksi pendapatan perusahaan.

Tim keuangan perusahaan dapat merasa sulit untuk mengontrol dan melacak pengeluaran dan pembelanjaan. Namun, ketika perusahaan berkembang, pengeluaran dan pembelanjaan menjadi lebih kompleks. Dari berbagai divisi kurangnya kontrol akan pengeluaran perusahaan yang aktual beresiko menyebabkan overspending.

Dalam artikel ini, Pembelanjaan berlebihan dan overspending dapat mengakibatkan kerugian finansial yang tak terduga. Kami akan memberikan beberapa tips bagaimana tim keuangan perusahaan dapat secara efektif mengelola pengeluaran dan meminimalkan risiko overspending bisnis.

Apakah pentingnya Anggaran Keuangan untuk Bisnis?

Pentingnya anggaran keuangan untuk bisnis tidak dapat diabaikan. Hal ini karena anggaran keuangan bisnis akan menentukan seberapa lama dan seberapa baik bisnis dapat berjalan. Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa anggaran keuangannya realistis dan sesuai dengan kebutuhan bisnis. 

Dengan menyusun anggaran keuangan yang tepat, perusahaan dapat memastikan bahwa ia tidak akan overspend pada suatu bidang tertentu dan sebaliknya dapat mengalokasikan anggarannya dengan lebih efisien. Tidak hanya itu, anggaran juga akan membantu perusahaan untuk menentukan prioritas dan tujuan bisnis untuk mencapai keuntungan maksimal. 

Cara membuat Anggaran Pengeluaran dan Pembelanjaan Perusahaan 

Anggaran dibuat untuk setiap jangka waktu tertentu yang telah diterapkan perusahaan. Ini bisa jadi setiap bulan, kuartal, atau tahun. 

Untuk membuat anggaran yang realistis, perusahaan harus terlebih dahulu mengetahui apa yang ingin dicapai, atau berapa volume produksi / penjualan yang direncanakan. Anggaran juga dapat dibuat dengan mempertimbangkan aktivitas yang akan dijalankan oleh perusahaan dalam periode tertentu. 

Perencanaan ini digunakan untuk memperkirakan sumber daya dan modal yang dibutuhkan untuk mencapainya. Dalam hal ini, memiliki data dan referensi atas histori pengeluaran, pembelanjaan, hingga pendapatan perusahaan akan sangat membantu untuk membuat anggaran yang lebih akurat. 

Dalam membuat anggaran, perusahaan juga dapat mempertimbangkan situasi makro dan mikro ekonomi yang terjadi, untuk mengantisipasi perubahan yang dapat terjadi kepada kebutuhan perusahaan.

Memprediksi kemungkinan overspending

Overspending terjadi saat pembelanjaan dan pengeluaran perusahaan melebihi anggaran yang telah diterapkan. Ketika memprediksi kemungkinan overspending, tim keuangan perusahaan harus mempertimbangkan beberapa faktor. Pertama, apakah anggaran yang telah ditetapkan masuk akal dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan? Kedua, bagaimana sejarah pengeluaran perusahaan selama ini? 

Jika selama ini perusahaan telah mampu mengendalikan pengeluaran dengan baik, resiko overspending lebih kecil. Namun, jika terdapat indikasi bahwa perusahaan sering kali melebihi anggaran atau belum mampu mengendalikan pengeluaran dengan baik, maka perusahaan harus memberikan perhatian lebih kepada perencanaan ataupun proses pengawasan penggunaan anggaran.

4 Cara mengatasi overspending

Mengatasi overspending perusahaan bukanlah hal yang mudah, namun juga bukanlah hal yang mustahil. Ada beberapa langkah yang dapat Anda lakukan untuk mengatasinya, diantaranya:

1. Kenali penyebab overspending perusahaan 

Apakah karena proses yang kurang pengawasan? Atau malah karena proses yang panjang sehingga karyawan tidak punya cukup waktu untuk memilih penawaran terbaik? Cek kembali anggaran perusahaan untuk menentukan jika anggaran yang telah dibuat sesuai dengan keadaan pasar. 

2. Terapkan limit pengeluaran sesuai anggaran secara ketat

Limit pengeluaran sesuai anggaran akan membantu perusahaan untuk mengontrol dan meminimalisir biaya-biaya yang tidak perlu.Jika terdapat pengeluaran yang tidak sesuai dengan anggaran, maka perlu dilakukan evaluasi kembali anggaran tersebut, atau tim dapat mengevaluasi pembelian sebelum pembayaran dilakukan. 

3. Evaluasi pembelanjaan dengan sistem persetujuan sebelum pembelian

Perusahaan dapat memprioritaskan sistem PO (purchasing order) untuk pembelian mereka. Ini juga dapat dilakukan dengan menerapkan sistem persetujuan untuk mengaji setiap pembelian terlebih dahulu dan menahan pembelanjaan saat anggaran hampir habis. Dengan menjaga pengeluaran sebelum terjadi, perusahaan akan lebih mudah untuk mencapai target keuangan mereka.

4. Hindari pengeluaran mandiri dari karyawan

Walaupun sistem klaim dan reimbursement dapat mempercepat proses purchasing, ini dapat menyulitkan tim keuangan untuk melacak pengeluaran secara real-time. Klaim baru dapat dikumpulkan di akhir bulan, dan hal ini dapat mengacaukan proses akuntansi yang telah dilakukan sebelumnya dan beresiko besar overspending karena pembelian baru tercatat setelah terjadi. 

Walaupun keempat hal tersebut merupakan cara yang handal untuk mecegah overspending, kadangkala hal ini dapat menghambat efektifitas dan produktivitas tim. Terutama untuk perusahaan ukuran menengah dan besar, dengan jumlah karyawan yang lebih banyak.Untuk itu, berbagai software manajemen keuangan dibangun untuk membantu menangani masalah ini. Seperti Aspire, manajemen biaya online yang dapat menerapkan keempat solusi diatas tanpa harus mengorbankan efektifitas dan otonomi tim yang membutuhkan kelincahan.

Software keuangan Aspire contohnya, mengalokasikan daya beli kepada anggota tim terkait untuk melakukan pembelanjaan sesuai anggaran dan ketentuan yang ditetapkan. Tim keuangan dapat menyesuaikan anggaran untuk setiap karyawan, tim, divisi, ataupun proyek sesuai kebutuhan dan update yang real-time. Sistem persetujuan dapat diterapkan dengan notifikasi real-time kepada lebih dari satu pemberi persetujuan sekaligus untuk proses yang lebih cepat. 

Selain itu, manajemen biaya ini juga mencatat pengeluaran berulang seperti biaya langganan service atau pengeluaran reguler, sehingga anggaran dapat disisihkan untuk antisipasi pembayaran yang akan datang.

Solusi manajemen biaya seperti Aspire memberikan insight real-time yang dapat digunakan bagi tim keuangan untuk mengambil keputusan strategis untuk perusahaan. Solusi ini dapat menemukan pola pengeluaran dan pembelian yang nantinya dapat digunakan untuk membuat anggaran yang lebih akurat. 

Berikut tips untuk mencegah overspending. Pastikan perusahaan menerapkan sesuai kebutuhan bisnis untuk dapat mencapai tujuan dan proyeksi finansial bisnis! (Akuratco)

Berbagi :